Freitag, 29. April 2016

Unterkünfte für Klassenfahrten früh buchen - aber was ist früh?

Ein Argument, das unsere Reiseberater häufig zu hören bekommen, lautet: "Das hat ja noch Zeit. Die Fahrt ist ja erst in ... " Wie eine Erfahrung aus dieser Woche zeigt, kann das Abwarten auch schief gehen. Eine Schule hat eine jährliche England-Fahrt und hatte Probleme, den ganzen Jahrgang unter zu bringen. 90 Schüler und 6 Begleiter plus Fahrer konnten nicht mehr in der gewünschten Region gebucht werden. Die Fahrt wurde daher auf 50 Teilnehmer beschränkt, was nicht nur Begeisterung hervorrief.

Um den Fehler für die Folgejahre zu vermeiden, fragten wir im April 2016 für den Termin im Oktober 2017 an. Die Wunschunterkunft war für diesen Termin schon ausgebucht. Uns wurde angeboten, die Woche für 2018 zu reservieren! Natürlich gibt es noch andere Unterkünfte und wir haben etwas für die Gruppe gefunden. Das Beispiel zeigt jedoch, dass grosse Gruppen frühzeitig gebucht werden müssen.

Was ist frühzeitig? In vielen Schulen steht erst im Sommer oder Herbst fest, wer welche Fahrten planen wird. Der Schwerpunkt der Planungen für Klassenfahrten liegt daher immer noch auf den Monaten September bis Dezember und für viele Reiseziele ist hier auch eine gute Auswahl an Leistungen verfügbar.

Wer jedoch mit großen Gruppen (Jahrgangsfahrten) unterwegs ist oder auf heisse Termine (bestimmte Wochen im Mai, Juni, September, Oktober) fest gelegt ist, sollte die Planung schon früher angehen. Wir empfehlen unseren Kunden, diese Reisen mit mind. 1 1/2 Jahren Vorlauf zu planen und vor allem die Unterkunft zu buchen.

Bis zum Reisebeginn ergeben sich dann zwangsläufig Korrekturen an der Teilnehmerzahl. Für diese Fälle halten wir die Teilnehmerzahl bis nach dem Schuljahreswechsel flexibel und auch die Anzahlung kann bis ins neue Schuljahr offen gehalten werden sofern nicht durch die Vertragsgestaltung mit Lieferanten frühere Zahlungen erforderlich sind.

Planen Sie daher Ihre Klassenfahrt frühzeitig. Es erspart Enttäuschungen bei der Verfügbarkeit von Unterkünften und der Veranstalter vergütet ihnen die Planungssicherheit mit einem Extra-Bonus.

Weitere Informationen von Georg Langbehn und unter www.ix-tours.com