Dienstag, 11. März 2008

Wann planen Sie Ihre Klassenfahrt?



Kennen Sie Google Trends? Mit diesem tool in der weit verbreiteten Suchmaschine läßt sich feststellen, zu welchen Zeiten ein Suchbegriff eingegeben wird. Daraus lassen sich Rückschlüsse ziehen, wann Google-Nutzer an ein Thema denken und entsprechend auf die Suche gehen.

Mit diesem Tool habe ich das Ergebnis erhalten, das Sie auf dem Bild erkennen können. Suchbegriff ist "Klassenfahrten".

Die Grafik zeigt deutlich, was ich aus meiner täglichen Arbeit kenne. An Klassenfahrten wird vor allem ab Schuljahresbeginn im Herbst und mit einigen Wechseln bis Ostern im März/April gedacht. Dann folgt eine kurze Pause bis sich das Schuljahresende abzeichnet und an einigen Schulen die Klassenaufteilung und Lehrerzuteilung für das folgende Schuljahr feststeht. In den Sommerferien ist das Interesse an Klassenfahrten erwartungsgemäß gering.

Wo sehen Sie sich in dieser Grafik? Wann ist der beste Zeitpunkt, die Planung für eine Fahrt anzugehen?

Die Planung einer Klassenfahrt kann natürlich erst beginnen, wenn entschieden ist, ob eine Fahrt durchgeführt werden soll. Und das ist abhängig von verschiedenen Vorgaben, auf die der Lehrer nicht immer Einfluß hat.

Genauso wie es sinnvoller ist, nicht in die Urlaubsfahrt zu starten, wenn dies alle tun und entsprechende Staus auf den Autobahnen in Kauf zu nehmen, empfiehlt es sich auch bei der Planung von Gruppenreisen, gegen den Trend zu steuern.

Gehen wir davon aus, dass die Anfragen im Mai / Juni nicht erst für den Herbst sind (was sehr spät wäre), so planen diese Gruppenleiter frühzeitig ihre Fahrt für das Folgejahr. Welche Vorteile hat dies?

Die Reiseveranstalter, die ich kenne, bieten bei frühzeitiger Buchung Sonderkonditionen wie erhöhte Frühbucherboni oder freie Zugaben wie Programmpunkte oder Freiplätze an. Wohl wissend, dass die Gruppenstärke und der Reisetermin über den Schuljahreswechsel Änderungen unterworfen ist, gestehen sie dem Kunden eine kostenlose Änderung dieser Daten zum Schuljahresanfang zu.

Neben dem finanziellen Vorteil ist zu bedenken, dass die Kapazitäten gerade bei Gruppenreisen für Schüler begrenzt sind. Wer früh bucht, hat noch die volle Auswahl. Dagegen sind ab Herbst die bevorzugten Unterkünfte zu Topp-Reiseterminen (die sich jedes Jahr auf 3 - 4 Wochen konzentrieren) innerhalb kurzer Zeit ausgebucht. Dies ist besonders dann wichtig, wenn die Reisewünsche mit der Hauptreisezeit der Sommer-Ferienreisen kollidiert und die Gruppe gerne "ans Wasser" fahren möchte. Im Juli oder August eine Bungalowanlage am Gardasee oder am Meer für eine Jugendgruppe zu finden ist sehr schwer, da die Betreiber die Plätze in diesen Monaten zu höheren Preisen an Individualreisende vergeben. Der Einkäufer eines Gruppenreiseveranstalters hat es da sehr schwer. Kommt er sehr früh, ist dies eher möglich.

Meine Empfehlung ist daher, die Reiseplanung bereits nach Ostern für das Folgejahr zu beginnen. Halten Sie die Eckdaten wie ungefähre Gruppenstärke, Reiseziel und -termin fest, fragen Sie nach einem der frühen Entscheidung angemessenen Frühbucherbonus und lassen Sie sich eine Korrekturmöglichkeit zum Schuljahresbeginn offen.